Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment SmartMailing ("SmartMailing", "nous") collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles lorsque vous visitez smartmailing.io, créez un compte ou utilisez notre plateforme d'email marketing.

SmartMailing est exploité par Ionuț-Săndel Badiu, entrepreneur individuel (Einzelunternehmen, Gewerbeschein) établi au Nordbahnstraße 13/11, 1020 Vienne, Autriche. GISA-Zahl : 40104775. Petite entreprise au sens du §6 Abs 1 Z 27 UStG (pas de numéro de TVA). Les mentions légales complètes figurent dans notre Impressum. Nous sommes le responsable du traitement des données personnelles des utilisateurs de la plateforme et le sous-traitant des données d'abonnés que nos clients téléversent (voir la section 9 ci-dessous).

1. Données personnelles que nous collectons

Nous collectons et traitons les catégories suivantes de données personnelles :

Données de compte

Lorsque vous créez un compte : adresse email, nom, mot de passe haché (géré par notre prestataire d'authentification ; nous ne voyons jamais votre mot de passe en clair) et horodatages de création du compte et de dernière connexion. Si vous vous inscrivez ou vous connectez avec Google, Google nous transmet votre nom et votre adresse email. Nous conservons également une trace de votre acceptation de nos conditions d'utilisation (l'heure, la version des conditions et l'endroit où vous les avez acceptées ; pour une acceptation dans l'application, l'adresse IP et le navigateur ; lors du paiement, votre demande de démarrer immédiatement une offre payante) comme preuve de notre contrat. Lorsque vous supprimez votre compte, nous n'en conservons que l'heure, la version et l'endroit de l'acceptation (sans adresse IP ni navigateur) pendant 7 ans, comme preuve en cas de litige de facturation.

Données de profil et de marque

Noms de marque, fichiers de logo, couleurs de marque, polices, URL de sites web que vous nous demandez d'extraire, textes de pied de page, liens sociaux et tout autre contenu que vous saisissez pour configurer votre marque.

Contenus et modèles d'email

Les modèles d'email, pages de destination web, emails transactionnels et contenus de campagne que vous créez à l'aide de la plateforme, y compris les contenus générés par IA à partir de vos saisies.

Données d'abonnés (traitées pour le compte de nos clients)

Lorsque vous utilisez SmartMailing pour gérer vos propres listes de diffusion, vous téléversez des données personnelles de vos abonnés (adresse email, nom, langue, champs personnalisés, preuves de consentement, source d'opt-in, adresse IP lors de l'inscription, pays approximatif). Le pays approximatif est déduit de l'adresse IP lors de l'inscription (le pays uniquement, aucune localisation plus précise) ou fourni par vous via un import, l'API ou le tableau de bord ; il détermine si un destinataire doit donner son accord avant que les ouvertures et les clics soient mesurés lorsque vous ne demandez le consentement que dans l'UE, l'EEE et au Royaume-Uni, et vous pouvez l'utiliser pour regrouper vos abonnés et dans vos exports. Nous traitons ces données selon vos instructions en qualité de sous-traitant (voir la section 9).

Données de livraison des emails

Les adresses des destinataires, les objets, le HTML rendu des emails et les événements de livraison (envoyé, livré, ouvert, cliqué, rejeté, signalé comme spam) pour les emails envoyés via la plateforme, y compris les horodatages et les métadonnées dérivées de l'adresse IP de notre prestataire de livraison.

Données de paiement

Si vous souscrivez une offre payante, notre prestataire de paiement (Stripe) collecte le nom de facturation, l'adresse, les détails de la carte (nous ne voyons jamais les numéros de carte) et l'historique des transactions. De notre côté, nous ne conservons que des identifiants et montants liés à la facturation.

Données techniques / journaux

Adresse IP (tronquée en /24 en cas de conservation longue durée), agent utilisateur du navigateur, référent, chemins de requête, journaux d'erreurs. Nous les conservons à des fins de sécurité, de débogage et de prévention des abus.

Historique des échanges avec l'IA

Si vous utilisez les fonctionnalités d'IA (par exemple générer des contenus d'email à partir de votre site web), nous conservons les invites que vous soumettez et les réponses que vous recevez, liées à votre projet, afin que vous puissiez les retrouver et les affiner.

Images et fichiers téléversés (hébergés via des liens publics)

Les images, logos et autres fichiers que vous téléversez dans l'éditeur, votre bibliothèque de marque ou le générateur de signatures email, ainsi que les images que nous extrayons d'une URL de site web que vous nous indiquez, sont stockés dans notre espace de stockage cloud et servis depuis une adresse web publique. C'est nécessaire pour que les clients de messagerie et les navigateurs puissent afficher les images dans les emails, signatures et pages hébergées que vous créez, sans connexion. Ces adresses sont longues et ne sont répertoriées nulle part, mais elles ne sont pas protégées par mot de passe : toute personne disposant du lien peut ouvrir le fichier, y compris après le transfert d'un email. Ne téléversez pas de fichiers contenant des données personnelles d'autres personnes, des informations confidentielles ou tout contenu que vous ne voudriez pas voir partagé par un destinataire. Vous pouvez supprimer un fichier à tout moment depuis l'éditeur, et nous supprimons vos fichiers lorsque votre compte est supprimé.

Réponses entrantes à vos emails

Si vous activez la gestion des réponses pour une marque, les réponses que les abonnés envoient à votre adresse de réponse sont reçues sur notre infrastructure. Nous stockons l'adresse de l'expéditeur, l'objet et le texte du message, nous vous les affichons dans la boîte Réponses et nous les utilisons pour préparer, avec l'IA, une proposition de réponse que vous relisez et approuvez avant tout envoi. Si vous connectez une conversation Telegram, le texte du message y est également transmis. Les réponses sont conservées 12 mois et supprimées plus tôt lorsque vous effectuez une suppression RGPD de l'abonné.

Connaissances de marque (Brand Brain)

Les documents et textes que vous téléversez comme connaissances de marque sont découpés en passages et convertis en vecteurs numériques (embeddings) par notre fournisseur d'IA, afin que la plateforme puisse retrouver les passages pertinents lors de la rédaction de contenu. Les passages et vecteurs sont stockés avec votre marque et supprimés avec elle.

Saisie vocale

Si vous dictez du texte avec la fonction micro, l'enregistrement audio est envoyé à notre fournisseur d'IA pour transcription. Nous conservons le texte obtenu dans votre projet ; l'audio lui-même n'est pas stocké par nos soins.

Données importées depuis d'autres plateformes email

Lorsque vous utilisez l'import en un clic (Mailchimp, MailerLite, Brevo), nous utilisons la clé API que vous collez pour lire vos listes et abonnés chez ce fournisseur, nous stockons les abonnés importés dans votre compte et nous effaçons la clé une fois l'import terminé. L'autre fournisseur reste responsable de traitement indépendant des données qu'il détient.

Relecteurs de campagne

Si vous invitez quelqu'un à relire une campagne, nous stockons son nom et son adresse email, nous lui envoyons un code de connexion à usage unique et nous conservons ses commentaires et sa décision d'approbation avec la campagne. Sa session de relecture dure au maximum 7 jours.

Rapports d'authentification email (DMARC)

Lorsque vous dirigez les rapports DMARC de votre domaine vers nous, les fournisseurs de messagerie nous envoient des rapports agrégés contenant les adresses IP des serveurs ayant envoyé des emails avec votre domaine, des volumes de messages et des résultats d'authentification. Ils ne contiennent aucune adresse de destinataire et sont conservés 6 mois.

Services connectés

Si vous connectez Canva, nous stockons les jetons d'accès émis par Canva pour pouvoir lister et importer vos designs ; si vous liez une conversation Telegram, nous stockons l'identifiant de la conversation. Vous pouvez déconnecter l'un ou l'autre à tout moment.

Support et correspondance

Lorsque vous nous contactez par email, nous conservons la correspondance et les informations qu'elle contient aussi longtemps que nécessaire pour traiter la demande et, lorsqu'elle concerne votre contrat, pendant le délai de prescription légal.

Chat d'assistance

Notre site et notre tableau de bord proposent un chat en direct avec notre support, fourni par Crisp. Il ne se charge que lorsque vous l'ouvrez. Ce que vous écrivez dans le chat, ainsi que votre adresse email si vous êtes connecté, est transmis à Crisp et à nous afin que nous puissions répondre ; nous conservons les chats comme la correspondance par email (voir ci-dessus).

Newsletter SmartMailing

Si vous vous inscrivez à notre propre newsletter sur smartmailing.io, nous stockons votre adresse email et l'heure de votre confirmation en double opt-in. Vous pouvez vous désabonner de chaque numéro en un clic.

Liste d'attente du lancement

Tant que SmartMailing n'est pas encore ouvert à tous, notre page d'attente vous permet de laisser votre adresse email pour recevoir une invitation. Nous conservons l'adresse et l'heure, ne l'utilisons que pour envoyer cette invitation et la supprimons au plus tard après 12 mois.

D'où proviennent les données

Nous obtenons des données personnelles directement de vous, des sites web dont vous nous demandez d'extraire l'URL, de vos abonnés lorsqu'ils utilisent vos formulaires ou répondent à vos emails, des fournisseurs de messagerie (rapports de livraison et DMARC), des plateformes email depuis lesquelles vous importez, de Google si vous vous connectez avec Google, et de notre prestataire de paiement. La fourniture des données de compte et de facturation est une exigence contractuelle : sans elles, nous ne pouvons pas créer votre compte ni facturer une offre payante. Tout le reste est facultatif et n'est traité que lorsque vous utilisez la fonctionnalité correspondante.

2. Base légale du traitement (article 6 du RGPD)

Chaque activité de traitement repose sur l'une des bases suivantes :

• Exécution du contrat (art. 6, §1, b) : faire fonctionner votre compte, stocker vos projets, envoyer des emails en votre nom, fournir l'assistance client. Sans cela, nous ne pouvons pas fournir le service auquel vous avez souscrit.
• Obligation légale (art. 6, §1, c) : conserver les registres de facturation au titre du droit fiscal, répondre aux demandes légitimes des autorités, tenir les registres exigés par les règles relatives à la lutte contre le blanchiment ou à la protection des consommateurs.
• Intérêt légitime (art. 6, §1, f) : surveillance de la sécurité, prévention de la fraude et des abus, amélioration du service, analyses internes. Nous mettons ces intérêts en balance avec vos droits et utilisons le minimum de données nécessaire.
• Consentement (art. 6, §1, a) : envoi d'emails marketing facultatifs concernant les nouvelles fonctionnalités de SmartMailing. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement dans l'email concerné.

Emails de service et de produit. Les emails qui font partie du fonctionnement de votre compte (codes de connexion, reçus, échecs de paiement, statut des campagnes, alertes de délivrabilité, avis de sécurité) sont envoyés sur la base du contrat et ne peuvent pas être désactivés tant que le compte existe. Des nouvelles occasionnelles sur les fonctionnalités SmartMailing que vous utilisez déjà peuvent être envoyées aux clients existants sur la base de notre intérêt légitime, avec un lien de désinscription dans chaque message (article 13, paragraphe 2, de la directive ePrivacy). Notre newsletter destinée aux personnes qui ne sont pas clientes n'est envoyée qu'avec votre consentement en double opt-in.

Lorsque nous nous appuyons sur l'intérêt légitime, nous avons mis en balance notre intérêt et vos droits et n'utilisons que les données nécessaires ; vous pouvez vous opposer à tout moment (voir la section 6).

3. Sous-traitants que nous utilisons

Nous faisons appel aux prestataires tiers suivants pour fournir le service. Chacun est lié par un accord de traitement des données et, lorsque des données sont transférées en dehors de l'Espace économique européen (EEE), le transfert est régi par les Clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne et par des mesures supplémentaires.

Nous mettons cette liste à jour lorsque nous ajoutons ou modifions des sous-traitants. Les changements importants sont communiqués à l'avance aux utilisateurs de la plateforme lorsque cela est raisonnable.

Autres destinataires. Au-delà des sous-traitants ci-dessus, nous ne communiquons des données personnelles qu'aux tribunaux, autorités de contrôle et forces de l'ordre lorsque la loi nous y oblige ; à nos comptables, avocats et assureurs sous confidentialité ; et à un exploitant successeur si SmartMailing est vendu ou fusionné, auquel cas vous en serez informé et la présente politique continuera de s'appliquer. Nous ne vendons jamais de données personnelles et ne partageons jamais de données d'abonnés avec des annonceurs.

4. Transferts internationaux de données

La plupart des données personnelles sont traitées au sein de l'UE/EEE : nos serveurs d'application s'exécutent à Francfort (Vercel), l'envoi des emails en production passe par Amazon SES dans l'UE, le worker d'extraction de site web fonctionne chez Hostinger dans l'UE et le chat d'assistance chez Crisp dans l'UE. La base de données est hébergée par Supabase en Suisse, à laquelle l'UE reconnaît un niveau de protection adéquat au titre d'une décision d'adéquation (de sorte qu'aucune CCT n'est requise pour celle-ci). Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l'EEE (vers certains sous-traitants établis aux États-Unis, à savoir OpenAI, Stripe, Cloudflare, Vercel (accès support et diffusion en périphérie) ainsi que Resend pour les emails propres à SmartMailing), nous nous appuyons sur les Clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914), complétées par des mesures techniques et organisationnelles (TLS pendant le transit, chiffrement au repos, contrôles d'accès). Pour plus d'informations sur un transfert spécifique, contactez [email protected].

Deux intégrations facultatives impliquent des transferts supplémentaires uniquement si vous les activez : Telegram (serveurs aux Émirats arabes unis et ailleurs) reçoit le texte des réponses entrantes, et Canva (Australie et États-Unis) reçoit les requêtes relatives aux designs que vous importez. Aucun de ces pays ne bénéficie d'une décision d'adéquation de l'UE à cet effet ; ces deux transferts reposent donc sur les clauses contractuelles types figurant dans les conditions de traitement des données des fournisseurs, et vous pouvez y mettre fin à tout moment en déconnectant l'intégration.

5. Durée de conservation de vos données

Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Des tâches de nettoyage automatiques s'exécutent toutes les heures pour appliquer les durées ci-dessous.

• Données de compte : tant que votre compte est actif. Supprimées dans les 30 jours suivant une demande de suppression de compte.
• Profils de marque, modèles, projets, connaissances de marque : comme les données de compte ; supprimés avec le compte.
• Images et fichiers téléversés : jusqu'à ce que vous les supprimiez ou supprimiez votre compte.
• Historique des conversations IA : conservé jusqu'à la suppression du projet ou de votre compte.
• Données d'abonnés téléversées par nos clients : conservées jusqu'à ce que le client supprime l'abonné ou son compte. Les inscriptions jamais confirmées par double opt-in sont supprimées après 30 jours.
• Événements de livraison et d'engagement par message (envoyé, délivré, ouvert, cliqué, rebond, plainte) : 90 jours à compter de la date d'envoi pour les emails de campagne et d'automatisation, 30 jours pour les emails transactionnels. Les statistiques agrégées de campagne, sans adresses de destinataires, sont conservées avec la campagne.
• Réponses entrantes : 12 mois, ou plus tôt si l'abonné est supprimé.
• Rapports agrégés DMARC : 6 mois.
• Entrées de la liste de suppression : conservées tant que la marque existe, afin que la marque ne réécrive jamais à cette adresse ; supprimées lorsque le client supprime la marque ou le compte. Le fait que la personne se soit désabonnée reste dans la preuve de consentement décrite ci-après.
• Preuves de consentement : conservées pendant la durée de vie de l'abonné. Lorsqu'un abonné, une marque ou un compte est supprimé, une preuve minimale est conservée 3 ans de plus puis supprimée, afin de pouvoir prouver le consentement en cas de litige ou de demande d'une autorité : une forme hachée à sens unique de l'adresse (une adresse connue peut y être rapprochée, mais l'adresse ne peut pas en être lue), les dates d'inscription et de confirmation, le texte et la source du consentement, les réponses au consentement de suivi et les dates de désabonnement. Aucune adresse IP, aucun nom ni aucune autre donnée n'est conservé.
• Journal des emails de service que nous vous avons envoyés : 6 mois.
• Liste d'attente du lancement : jusqu'à l'envoi de l'invitation, au maximum 12 mois.
• Journaux des requêtes IA (Brand Brain) : 30 jours.
• Trace de la suppression d'un compte : 7 ans (un identifiant utilisateur pseudonymisé, la référence client Stripe et les acceptations des conditions décrites à la section 1, comme preuve en cas de litige de facturation).
• Documents de facturation et fiscaux : 7 ans, conformément au §132 de la Bundesabgabenordnung (BAO) autrichienne.
• Journaux techniques / de sécurité : jusqu'à 90 jours, puis supprimés ou agrégés.
• Sauvegardes : notre hébergeur de base de données, Supabase, effectue chaque jour une sauvegarde de la base, conservée 7 jours et stockée chiffrée ; des données supprimées peuvent donc subsister dans une sauvegarde jusqu'à 7 jours. Les images et fichiers téléversés ne font pas partie de ces sauvegardes.

6. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles. Pour exercer l'un d'eux, contactez [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois (prolongeable de deux mois pour les demandes complexes).

• Accès (art. 15) : demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Rectification (art. 16) : corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement (art. 17) : demander la suppression de votre compte et de vos données personnelles. Certaines données peuvent être conservées au titre d'obligations légales (par exemple les registres de facturation).
• Limitation (art. 18) : demander que nous suspendions le traitement de vos données pendant un litige.
• Portabilité (art. 20) : demander vos données dans un format structuré et lisible par machine (JSON).
• Opposition (art. 21) : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime, y compris le profilage.
• Retrait du consentement (art. 7) : lorsque le traitement repose sur le consentement, le retirer à tout moment. Cela n'affecte pas la licéité du traitement antérieur.
• Réclamation (art. 77) : introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. L'autorité compétente pour SmartMailing est l'autorité autrichienne de protection des données (Datenschutzbehörde, DSB) : dsb.gv.at, Barichgasse 40-42, 1030 Vienne, Autriche. Vous pouvez également saisir l'autorité de contrôle de votre lieu de résidence habituelle.

Vous pouvez exercer la plupart de vos droits vous-même : télécharger une copie de vos données (Compte, puis Exporter mes données ; le fichier indique ce qu'il contient), modifier vos informations dans les paramètres du compte et supprimer votre compte avec "Supprimer mon compte". Pour les demandes par email, nous pouvons vous demander de confirmer la demande depuis l'adresse email enregistrée sur le compte afin de ne pas communiquer de données à la mauvaise personne. Les demandes sont gratuites, sauf si elles sont manifestement infondées ou excessives.

7. Décisions automatisées, profilage et IA

SmartMailing utilise des modèles d'IA (actuellement fournis par OpenAI, via le Cloudflare AI Gateway, sauf le worker de configuration de marque, qui appelle OpenAI directement) pour : générer et traduire des textes d'email à partir de vos saisies, convertir les connaissances de marque en embeddings et classer les passages pertinents, rédiger des propositions de réponse aux réponses entrantes, résumer les résultats de campagne et transcrire la saisie vocale. Dans tous les cas, le résultat vous est présenté et rien n'est envoyé à un destinataire sans votre action. OpenAI traite les requêtes API selon ses conditions Enterprise, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et les conserve au maximum 30 jours à des fins de contrôle des abus avant de les supprimer.

Il s'agit d'une assistance à la rédaction, et non d'une décision automatisée vous concernant au sens de l'article 22 du RGPD. Deux mécanismes automatisés influencent néanmoins la manière dont vous pouvez utiliser le service, et nous tenons à être transparents à leur sujet :

• Protection de la délivrabilité : nous surveillons automatiquement les taux de rebond et de plainte ainsi que l'authentification DNS de chaque domaine d'envoi. Si les seuils fixés dans nos Conditions d'utilisation sont dépassés, ou si DKIM reste défaillant plus de 24 heures, l'envoi pour ce domaine est automatiquement mis en pause et vous en êtes informé. Cela protège la délivrabilité de tous les clients. Vous pouvez toujours demander qu'une personne réexamine la mise en pause en nous contactant, et l'envoi reprend automatiquement une fois la cause corrigée.
• Segmentation des abonnés : la plateforme peut regrouper les abonnés d'un client selon leur engagement (par exemple "a ouvert au cours des 90 derniers jours"). Il s'agit d'un profilage effectué sur instruction du client ; le client est le responsable du traitement et décide de l'utiliser ou non.

Nous n'utilisons pas de données personnelles pour entraîner nos propres modèles d'IA.

8. Cookies et technologies similaires

SmartMailing n'utilise que des cookies essentiels et des entrées de stockage navigateur nécessaires au fonctionnement du service :

• Session d'authentification : définie lors de votre connexion, utilisée pour vous maintenir connecté. Nécessaire au fonctionnement du service.
• Jetons CSRF / de sécurité : définis pour protéger contre la falsification de requête intersite.
• Préférence de langue (NEXT_LOCALE) : mémorise la langue choisie dans le sélecteur du site.
• Accès relecteur : un cookie de session de 7 jours, défini uniquement pour les relecteurs qui se connectent à une page de relecture de campagne.
• Protection anti-bot : Cloudflare Turnstile peut définir un cookie de défi de courte durée sur les formulaires qu'il protège.
• Chat d'assistance : uniquement après l'ouverture du chat, Crisp enregistre des cookies et des entrées de stockage du navigateur qui conservent votre conversation ; rien de Crisp n'est chargé avant.
• Pages de paiement : Stripe dépose ses propres cookies strictement nécessaires sur les pages de paiement et du portail de facturation ; voir la politique de confidentialité de Stripe.
• État de l'éditeur : entrées de stockage du navigateur qui conservent le travail non enregistré dans l'éditeur et vos préférences d'interface sur votre appareil.

Nous utilisons Vercel Web Analytics, un outil d'analyse respectueux de la vie privée et sans cookie, pour mesurer les pages vues et le trafic de manière agrégée sur notre propre site. Il ne dépose aucun cookie, ne stocke aucun identifiant sur votre appareil et ne vous suit pas d'un site à l'autre ; il dérive des données de requête un hachage éphémère et non réversible pour comptabiliser les visites. Comme rien n'est stocké ni lu sur votre appareil, cela ne nécessite pas de consentement au titre de la directive ePrivacy (§165 TKG 2021). Notre base légale est notre intérêt légitime (art. 6, §1, f du RGPD) à comprendre l'utilisation agrégée de notre site. Vercel traite ces données aux États-Unis sur la base des Clauses contractuelles types. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ni de traceurs intersites. Si nous introduisons un jour des technologies qui stockent ou consultent des informations sur votre appareil au-delà du strict nécessaire, nous déploierons au préalable une bannière de consentement conforme.

Suivi dans les emails envoyés par nos clients. Les emails de campagne envoyés via SmartMailing peuvent contenir une image de suivi invisible qui enregistre l'ouverture de l'email, ainsi que des liens réécrits permettant de comptabiliser les clics. Que ce soit le cas dépend de deux choses : du réglage choisi par le client pour sa marque (mesurer tout le monde ; mesurer uniquement les destinataires qui ont accepté ; demander l'accord uniquement aux destinataires situés dans l'UE, l'EEE et au Royaume-Uni et mesurer tous les autres ; ou ne mesurer personne) et de la réponse du destinataire lui-même. Un destinataire qui a refusé n'est jamais mesuré, quel que soit le réglage ; lorsque l'accord est requis, seuls sont mesurés les destinataires qui ont accepté, ainsi que ceux collectés avant le 14 avril 2026 qui ont reçu une information unique et ne s'y sont pas opposés dans les 14 jours. Dans le réglage régional, les destinataires dont le pays est inconnu sont traités comme devant donner leur accord, sauf choix contraire du client. Les emails mesurés contiennent, à côté du lien de désinscription, un lien « Préférences de suivi » qui ouvre la page de préférences, où le destinataire peut retirer ou donner cette réponse à tout moment sans se désabonner. Un email envoyé sans mesure ne contient aucune image de suivi et des liens intacts. Les emails transactionnels (reçus, confirmations, réinitialisations de mot de passe) et les réponses aux messages d'un destinataire ne sont jamais mesurés. Chaque client est responsable, en tant que responsable du traitement, d'informer les destinataires et d'obtenir leur consentement lorsque la loi du pays du destinataire l'exige : la CNIL française (recommandation du 14 avril 2026) et la Garante italienne (décision du 17 avril 2026) considèrent les pixels de suivi d'ouverture comme un accès au terminal du destinataire nécessitant un consentement préalable à des fins marketing. Chaque réponse est conservée avec son libellé, son heure et sa source. Les événements d'engagement sont supprimés après 90 jours (voir la section 5).

9. Lorsque SmartMailing agit en tant que sous-traitant

Lorsque vous (le client) téléversez des données d'abonnés dans SmartMailing (via l'API, les formulaires d'inscription hébergés, l'ajout manuel ou l'import CSV), vous êtes le responsable du traitement de ces abonnés, et SmartMailing agit en tant que votre sous-traitant.

Nous traitons les données d'abonnés uniquement selon vos instructions documentées : les stocker, les segmenter, envoyer les emails que vous composez, enregistrer les consentements et les événements de livraison. Nous n'utilisons pas les données d'abonnés à nos propres fins, ne les vendons pas et ne contactons pas les abonnés nous-mêmes (sauf pour les emails transactionnels que vous déclenchez, comme la confirmation de double opt-in).

Les conditions de cette relation de sous-traitance sont définies dans notre Accord de traitement des données, disponible à l'adresse smartmailing.io/legal/dpa. En utilisant la plateforme, vous acceptez ce DPA. Les abonnés qui souhaitent exercer leurs droits doivent contacter vous (le responsable du traitement) ; nous vous aiderons à répondre.

Le rôle de sous-traitant couvre également les pages hébergées que nous exploitons pour vous (pages d'inscription, de confirmation, de préférences et de désinscription, y compris le parcours de désinscription conversationnel), la gestion des réponses entrantes et les propositions de réponse générées par IA décrites à la section 7, le suivi de l'engagement et la segmentation. Lorsque vous activez la gestion des réponses, liez une conversation Telegram ou utilisez des fonctionnalités IA sur des données d'abonnés, vous nous donnez instruction d'utiliser les sous-traitants ultérieurs correspondants listés à la section 3. Vos formulaires d'inscription et pages hébergées devraient renvoyer vers votre propre politique de confidentialité afin que les abonnés reçoivent les informations que l'article 13 du RGPD exige de vous.

10. Sécurité

Nous protégeons les données personnelles par ces mesures techniques et organisationnelles : TLS pour toutes les connexions à notre plateforme ; chiffrement au repos par nos hébergeurs ; séparation entre clients par la sécurité au niveau des lignes (row-level security) pour tous les accès à la base de données depuis le tableau de bord client, et par des contrôles de propriété dans notre code serveur partout où nos serveurs utilisent la clé privilégiée de la base de données, qui n'atteint jamais un navigateur ; webhooks vérifiés par signature ou secret partagé ; connexion à deux facteurs facultative pour chaque compte ; revues de sécurité de notre code ; et mises à jour de sécurité de nos dépendances dès que des vulnérabilités sont connues. Chaque compte a un seul titulaire ; il n'existe pas encore de rôles d'équipe partagés.

En cas de violation de données personnelles affectant vos données, nous notifierons l'autorité de contrôle compétente dans les 72 heures et informerons les utilisateurs concernés lorsque les articles 33-34 du RGPD l'exigent.

Deux limites méritent d'être connues. Premièrement, les images et fichiers que vous téléversez sont, par conception, servis via des liens publics sans authentification (voir la section 1) ; leur protection dépend donc du fait que le lien ne soit pas partagé. Deuxièmement, notre personnel ne peut accéder aux données des clients que pour le support, les enquêtes sur les abus et les obligations légales ; l'accès administratif exige une connexion à deux facteurs, et les modifications administratives des comptes clients (comme l'approbation, la mise en pause ou la suppression d'une marque) sont journalisées ; la consultation des données n'est pas journalisée individuellement.

11. Enfants

SmartMailing est un service destiné aux entreprises et aux adultes. Vous devez avoir au moins 18 ans pour créer un compte (voir la section 3 de nos conditions d'utilisation), et le service ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 18 ans en tant qu'utilisateurs de la plateforme. Si nous apprenons qu'un compte appartient à une personne de moins de 18 ans, nous le fermons et supprimons les données personnelles associées, à l'exception des documents que la loi nous oblige à conserver. Si vous pensez qu'un mineur a créé un compte ou nous a fourni des données personnelles, contactez-nous et nous agirons en conséquence.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre pour refléter des changements dans le traitement, les sous-traitants ou le droit applicable. Les changements importants seront communiqués aux utilisateurs de la plateforme par email au moins 14 jours avant leur entrée en vigueur. La date de "dernière mise à jour" en haut de cette page indique la révision la plus récente.

13. Contact

Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer l'un des droits énumérés à la section 6, contactez-nous à [email protected]. Nous nous efforçons de répondre sous cinq jours ouvrés, et sous un mois pour les demandes formelles en matière de protection des données.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données. L'autorité compétente pour SmartMailing est l'autorité autrichienne de protection des données (DSB) : dsb.gv.at.

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, car les conditions de l'article 37 du RGPD ne s'appliquent pas à une entreprise de notre taille et de notre activité ; l'adresse ci-dessus est le point de contact unique pour toute question relative à la protection des données.