Accord de traitement des données

Le présent Accord de traitement des données ("DPA") fait partie intégrante des Conditions d'utilisation de SmartMailing conclues entre Ionuț-Săndel Badiu, entrepreneur individuel établi au Nordbahnstraße 13/11, 1020 Vienne, Autriche, GISA-Zahl 40104775 ("SmartMailing", "Sous-traitant") et le client utilisant la plateforme SmartMailing ("Client", "Responsable du traitement"). Il régit le traitement des données personnelles par SmartMailing pour le compte du Client dans le cadre du Service.

En cas de conflit entre le présent DPA et les Conditions d'utilisation, le présent DPA prévaut pour les questions de protection des données. Les termes en majuscules non définis ici ont le sens qui leur est donné dans les Conditions d'utilisation ou dans le RGPD (Règlement (UE) 2016/679).

1. Objet, nature, finalité et durée

Objet : SmartMailing traite les données personnelles des abonnés du Client (les "Données personnelles du Client") dans le cadre de la fourniture du Service, à savoir une plateforme d'email marketing qui permet au Client de collecter, organiser, segmenter et contacter par email ses abonnés.

Nature du traitement : stockage, organisation, structuration, extraction, consultation, transmission (envoi d'emails sur instruction du Client), hébergement du contenu du Client, réception et stockage des réponses entrantes, rédaction et classement assistés par IA (résultats présentés au Client pour approbation), mesure de l'engagement et segmentation, effacement et destruction.

Finalité du traitement : exécution du Service auquel le Client a souscrit. SmartMailing ne traite pas les Données personnelles du Client à ses propres fins.

Durée : tant que le compte du Client est actif, et ensuite uniquement comme décrit à la section 11.

2. Types de données personnelles et catégories de personnes concernées

Personnes concernées : les personnes qui se sont abonnées (ou dont le Client affirme qu'elles se sont abonnées) aux listes de diffusion du Client ; les destinataires des emails que le Client envoie via le Service ; les visiteurs du formulaire d'inscription hébergé du Client ; personnes qui répondent aux emails envoyés par le Client ; visiteurs des pages hébergées de confirmation, de préférences et de désinscription du Client ; relecteurs que le Client invite à approuver une campagne.

Catégories de données :

Données de contact : adresse email, nom (le cas échéant), préférence linguistique
Métadonnées d'abonnement : appartenances aux listes, champs personnalisés définis par le Client, source de l'opt-in, adresse IP lors de l'inscription (le cas échéant), pays approximatif (déduit de l'adresse IP lors de l'inscription ou fourni par le Client), agent utilisateur
Preuves de consentement : texte présenté à la personne concernée, source, date, IP, attestation par le Client
Données d'engagement email : événements d'envoi / livraison / ouverture / clic / rebond / plainte avec horodatages
Entrées de suppression : adresses que le Client ne doit jamais contacter (désabonnées, rejetées, ayant porté plainte, supprimées au titre du RGPD)
Contenu des réponses : adresse de l'expéditeur, objet et texte des réponses reçues lorsque le Client active la gestion des réponses, ainsi que les propositions de réponse générées par IA qui en découlent (conservées 12 mois)
Données d'inscription via les formulaires et pages hébergées : adresse IP et user agent enregistrés avec le consentement lorsqu'une personne concernée s'inscrit via une page hébergée ou un formulaire intégré (les inscriptions passent un contrôle anti-bot, Cloudflare Turnstile, dont le résultat est vérifié mais non conservé)
Données des relecteurs : nom, adresse email, commentaires et décision des personnes que le Client invite à relire une campagne
Données d'inscription aux formulaires : adresse email, nom et réponses des personnes qui s'inscrivent via les formulaires d'événement ou de liste d'attente du Client (supprimées 30 jours après la date de fin, lorsque le Client en fixe une)

SmartMailing ne traite pas sciemment de données de catégorie particulière (article 9 du RGPD) pour le compte du Client. Le Client s'engage à ne pas téléverser de telles données via le Service.

3. Obligations du Client (responsabilités du Responsable du traitement)

Maintenir une base légale (article 6 du RGPD) pour chaque abonné ajouté au Service. Pour les listes d'abonnés migrées depuis une autre plateforme, le Client doit attester du consentement préalable et fournir le texte de consentement d'origine via le flux d'import de SmartMailing.
Fournir tous les avis requis aux personnes concernées (avis de confidentialité, texte d'opt-in, mécanisme de désabonnement) et répondre aux demandes des personnes concernées adressées au Client.
Utiliser le double opt-in (DOI) lorsque la loi applicable l'exige (notamment le cadre ePrivacy du RGPD tel que transposé dans la région DACH et dans la plupart de l'UE).
Ne traiter que les données personnelles que le Client est autorisé à traiter.
Donner des instructions à SmartMailing uniquement via les fonctionnalités documentées du Service (API, tableau de bord, etc.). Les instructions hors de ces canaux sont sans effet.
Informer les personnes concernées du suivi des ouvertures et des clics et obtenir leur consentement préalable lorsque la loi de leur pays l'exige (en particulier la France et l'Italie, dont les autorités de contrôle exigent depuis 2026 un consentement pour les pixels de suivi d'ouverture dans les emails marketing), et respecter les retraits de consentement. SmartMailing ne mesure les ouvertures et les clics que selon la configuration choisie par le Client pour chaque marque (tous les destinataires sauf ceux qui ont refusé, uniquement ceux qui ont consenti, dans l'UE, l'EEE et au Royaume-Uni uniquement ceux qui ont consenti et ailleurs tous, ou aucun) ; une personne concernée dont la réponse enregistrée est non n'est jamais mesurée, et lorsque le consentement est requis seules les personnes concernées dont la réponse enregistrée est oui sont mesurées. Dans le réglage régional, SmartMailing se fonde sur le pays enregistré pour chaque personne concernée ; le Client est responsable de l'exactitude des pays qu'il fournit. Les emails mesurés contiennent un lien « Préférences de suivi » par lequel les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à tout moment sans se désabonner. Les emails transactionnels et les réponses aux messages des personnes concernées ne sont jamais mesurés.
Renvoyer vers la propre politique de confidentialité du Client sur les formulaires d'inscription et les pages hébergées afin que les personnes concernées reçoivent les informations exigées par l'article 13 du RGPD.
Ne pas placer de données personnelles dans les images ou fichiers téléversés dans le Service, car les fichiers téléversés sont servis via des liens publics (voir la section 7).
Reconnaître que l'activation de la gestion des réponses, la liaison d'une conversation Telegram ou l'utilisation de fonctionnalités IA sur les Données personnelles du Client constitue une instruction d'utiliser les sous-traitants ultérieurs correspondants listés dans la Politique de confidentialité.

4. Obligations du Sous-traitant (SmartMailing)

SmartMailing s'engage à :

traiter les Données personnelles du Client uniquement selon les instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne les transferts en dehors de l'EEE, sauf lorsque le droit de l'UE ou d'un État membre l'exige (auquel cas SmartMailing en informe le Client au préalable, sauf interdiction).
informer sans délai le Client si, selon SmartMailing, une instruction enfreint le RGPD ou d'autres dispositions du droit de l'UE ou des États membres relatives à la protection des données.
veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient tenues à la confidentialité.
mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (voir la section 7).
aider le Client à répondre aux demandes des personnes concernées (articles 15-22 du RGPD) à l'aide des fonctionnalités intégrées et, si nécessaire, d'une assistance technique.
aider le Client à respecter les articles 32-36 du RGPD (sécurité, notification des violations, analyses d'impact, consultation préalable), compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose SmartMailing.
au choix du Client, supprimer ou restituer toutes les Données personnelles du Client après la fin du Service (voir la section 11).
mettre à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise SmartMailing à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour fournir le Service. La liste actuelle (avec la localisation et le mécanisme de transfert) est tenue à jour dans la Politique de confidentialité de SmartMailing, section 3.

SmartMailing informera le Client au moins 14 jours à l'avance (par email ou notification in-app) avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur qui traite des Données personnelles du Client. Si le Client s'y oppose pour des motifs raisonnables de protection des données, il peut résilier la partie concernée du Service.

Chaque sous-traitant ultérieur est lié par des obligations de protection des données au moins aussi protectrices que celles énoncées dans le présent DPA, par contrat écrit ou par référence aux accords-cadres applicables (par exemple DPA de Supabase, DPA de Resend, DPA Enterprise d'OpenAI, DPA de Stripe).

Les sous-traitants ultérieurs facultatifs (actuellement Telegram pour les notifications de réponse et OpenAI pour les réponses et contenus générés par IA) ne traitent les Données personnelles du Client que pour les fonctionnalités que le Client active, et le Client peut mettre fin à ce traitement à tout moment en désactivant la fonctionnalité. Canva n'est pas un sous-traitant ultérieur des Données personnelles du Client : il ne reçoit que les propres designs du Client.

6. Transferts internationaux de données

Les Données personnelles du Client sont stockées et traitées principalement au sein de l'UE/EEE et en Suisse : les serveurs d'application s'exécutent à Francfort (Vercel), et l'envoi des emails en production via Amazon SES (UE) et le worker d'extraction de site web via Hostinger (UE) se trouvent dans l'EEE, tandis que la base de données est hébergée par Supabase en Suisse, couverte par une décision d'adéquation de l'UE (de sorte qu'aucune CCT n'est requise pour celle-ci). Lorsque des données sont transférées à des sous-traitants en dehors de l'EEE sans décision d'adéquation (notamment aux États-Unis via OpenAI, Stripe, Cloudflare, Vercel (accès support et diffusion en périphérie) et Resend, qui envoie les emails propres à SmartMailing, les codes de connexion des relecteurs et les emails de test), SmartMailing s'appuie sur les Clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914), complétées par des garanties techniques et organisationnelles (TLS pendant le transit, chiffrement au repos, contrôles d'accès, webhooks vérifiés par signature ou secret).

7. Mesures de sécurité

SmartMailing met en œuvre et maintient les mesures techniques et organisationnelles suivantes :

TLS 1.2 ou supérieur pour toutes les connexions au Service et entre nos services ; les emails remis aux serveurs de messagerie des destinataires utilisent TLS dès que le serveur destinataire le prend en charge
Chiffrement au repos par nos hébergeurs (base de données, sauvegardes et stockage de fichiers)
Séparation entre clients dans une base de données partagée par deux niveaux : la sécurité au niveau des lignes (RLS) pour tous les accès depuis le tableau de bord client, et des contrôles de propriété dans le code serveur de SmartMailing partout où ses serveurs utilisent la clé privilégiée de la base de données, qui n'est jamais exposée aux navigateurs
Mots de passe stockés uniquement sous forme hachée (bcrypt, gérés par Supabase Auth) ; connexion à deux facteurs facultative pour chaque compte
Webhooks entrants vérifiés par signature ou par un secret partagé
Clés API stockées uniquement sous forme de hachages SHA-256 ; le texte en clair est montré au client une seule fois lors de la création
Traces des consentements, désinscriptions, suppressions et effacements RGPD, conservées comme décrit à la section 11 ; les événements de livraison reçus du fournisseur d'email sont conservés 90 jours
Chaque compte a un seul titulaire (pas encore de rôles d'équipe partagés) ; la clé privilégiée de la base de données n'est utilisée que par le code côté serveur et les workers en arrière-plan de SmartMailing et n'est jamais exposée aux navigateurs
Limitation de débit et prévention des abus sur les points de terminaison publics
Mises à jour de sécurité des dépendances dès que des vulnérabilités sont connues
Connexion à deux facteurs pour l'accès administratif de SmartMailing ; les modifications administratives des comptes clients (approbations, mises en pause, suppressions, changements de limites, réinitialisations de la connexion à deux facteurs) sont journalisées ; la consultation des données par le personnel n'est pas journalisée individuellement
Tâches automatiques de nettoyage (toutes les heures) appliquant les durées de la section 11 et de la Politique de confidentialité

Les descriptions de sécurité détaillées sont revues au moins une fois par an et mises à jour à mesure que le Service évolue.

Hébergement public de fichiers. Les images et fichiers téléversés pour être utilisés dans les emails, signatures et pages hébergées sont stockés dans un espace de fichiers qui les sert via des liens publics non authentifiés, car les clients de messagerie doivent pouvoir les charger. Cet espace n'est pas destiné aux Données personnelles du Client et le Client ne doit pas stocker de données personnelles dans les fichiers téléversés. Les Données personnelles du Client elles-mêmes (abonnés, preuves de consentement, événements d'engagement, réponses) ne sont conservées que dans la base de données à accès contrôlé décrite ci-dessus.

8. Notification de violation de données personnelles

SmartMailing notifie le Client sans retard injustifié, et lorsque cela est possible dans les 48 heures, après avoir eu connaissance d'une violation de données personnelles affectant les Données personnelles du Client. La notification comprend : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées, et les coordonnées pour plus d'informations.

Il incombe au Client de notifier ses personnes concernées et l'autorité de contrôle compétente lorsque les articles 33-34 du RGPD l'exigent ; SmartMailing fournira une assistance raisonnable.

9. Assistance aux demandes des personnes concernées

SmartMailing fournit des fonctionnalités intégrées qui permettent au Client de traiter en autonomie la plupart des demandes des personnes concernées :

Accès : le tableau de bord expose les données de chaque abonné, ses preuves de consentement, ses appartenances aux listes et son historique d'engagement
Rectification : champs modifiables sur chaque ligne d'abonné
Effacement : bouton "Suppression RGPD" sur chaque abonné, qui supprime l'abonné avec ses preuves de consentement, ses réponses entrantes et brouillons IA, ses inscriptions aux formulaires et son adresse dans l'historique d'envoi, et écrit une entrée "ne pas contacter" ; une preuve de consentement minimale pseudonymisée est conservée 3 ans (section 11)
Limitation du traitement : suppression manuelle avec note
Portabilité : export d'un abonné et de l'ensemble du compte (le fichier indique ce qu'il contient)
Opposition : chaque email contient un lien de désabonnement en un clic, et le centre de préférences permet des désinscriptions granulaires

Lorsqu'une demande ne peut pas être traitée en autonomie, SmartMailing assiste le Client sans frais supplémentaires pour des volumes raisonnables.

10. Droits d'audit

Une fois par année civile, et aux frais du Client, le Client peut auditer le respect du présent DPA par SmartMailing en demandant une auto-attestation écrite accompagnée de la documentation pertinente (politique de confidentialité, aperçu de la sécurité, liste des sous-traitants ultérieurs, historique des violations). Si l'auto-attestation ne suffit pas, le Client peut, avec un préavis de 30 jours et à ses propres frais, faire auditer le respect par SmartMailing par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, pendant les heures ouvrables et sans accès aux données d'autres clients ; si le propre régulateur du Client exige un audit, SmartMailing coopère.

11. Résiliation : restitution et suppression

À la résiliation du Service ou sur demande écrite du Client, SmartMailing s'engage à :

permettre au Client d'exporter les Données personnelles du Client (format JSON) à tout moment avant la suppression de son compte ; lorsque le Client supprime son compte, supprimer immédiatement les Données personnelles du Client (une étape qui échoue est achevée dans les 30 jours) ; lorsque SmartMailing met fin au Service, garder les données disponibles à l'export pendant 30 jours puis les supprimer dans un délai de 14 jours
ne conserver après la suppression que ce que la loi ou le présent DPA exige : les registres de facturation (§132 BAO autrichien, 7 ans) et, pendant 3 ans, une preuve minimale pseudonymisée des consentements et désinscriptions par adresse (adresse hachée à sens unique, dates, texte et source du consentement ; aucune adresse IP), afin que le Client puisse prouver le consentement en cas de litige ; la liste de suppression elle-même est supprimée avec la marque ou le compte
confirmer la suppression par écrit sur demande du Client
Indépendamment de la résiliation : les événements d'engagement par message sont supprimés 90 jours après l'envoi (30 jours pour les emails transactionnels), les réponses entrantes après 12 mois, et les inscriptions jamais confirmées par double opt-in après 30 jours

Les sauvegardes de la base de données contenant des Données personnelles du Client sont conservées par Supabase pendant 7 jours puis écrasées ; des données supprimées peuvent donc subsister dans une sauvegarde jusqu'à 7 jours.

12. Responsabilité

La responsabilité de chaque partie au titre du présent DPA est limitée comme indiqué dans les Conditions d'utilisation. Rien dans le présent DPA ne limite la responsabilité de l'une ou l'autre partie pour les dommages résultant d'un manquement à ses obligations de protection des données, dans la mesure interdite par la loi.

13. Droit applicable et juridiction

Le présent DPA est régi par le droit autrichien, à l'exclusion des règles de conflit de lois. La juridiction compétente est celle des tribunaux de Vienne, Autriche, dans la mesure permise par la loi.

14. Contact

Pour toute demande relative à la protection des données au titre du présent DPA, contactez [email protected]. Sur demande, SmartMailing fournit un exemplaire signé du présent DPA.

1. Objet, nature, finalité et durée

Finalité du traitement : exécution du Service auquel le Client a souscrit. SmartMailing ne traite pas les Données personnelles du Client à ses propres fins.

Durée : tant que le compte du Client est actif, et ensuite uniquement comme décrit à la section 11.

2. Types de données personnelles et catégories de personnes concernées

Catégories de données :

Données de contact : adresse email, nom (le cas échéant), préférence linguistique
Métadonnées d'abonnement : appartenances aux listes, champs personnalisés définis par le Client, source de l'opt-in, adresse IP lors de l'inscription (le cas échéant), pays approximatif (déduit de l'adresse IP lors de l'inscription ou fourni par le Client), agent utilisateur
Preuves de consentement : texte présenté à la personne concernée, source, date, IP, attestation par le Client
Données d'engagement email : événements d'envoi / livraison / ouverture / clic / rebond / plainte avec horodatages
Entrées de suppression : adresses que le Client ne doit jamais contacter (désabonnées, rejetées, ayant porté plainte, supprimées au titre du RGPD)
Contenu des réponses : adresse de l'expéditeur, objet et texte des réponses reçues lorsque le Client active la gestion des réponses, ainsi que les propositions de réponse générées par IA qui en découlent (conservées 12 mois)
Données d'inscription via les formulaires et pages hébergées : adresse IP et user agent enregistrés avec le consentement lorsqu'une personne concernée s'inscrit via une page hébergée ou un formulaire intégré (les inscriptions passent un contrôle anti-bot, Cloudflare Turnstile, dont le résultat est vérifié mais non conservé)
Données des relecteurs : nom, adresse email, commentaires et décision des personnes que le Client invite à relire une campagne
Données d'inscription aux formulaires : adresse email, nom et réponses des personnes qui s'inscrivent via les formulaires d'événement ou de liste d'attente du Client (supprimées 30 jours après la date de fin, lorsque le Client en fixe une)

SmartMailing ne traite pas sciemment de données de catégorie particulière (article 9 du RGPD) pour le compte du Client. Le Client s'engage à ne pas téléverser de telles données via le Service.

3. Obligations du Client (responsabilités du Responsable du traitement)

Maintenir une base légale (article 6 du RGPD) pour chaque abonné ajouté au Service. Pour les listes d'abonnés migrées depuis une autre plateforme, le Client doit attester du consentement préalable et fournir le texte de consentement d'origine via le flux d'import de SmartMailing.
Fournir tous les avis requis aux personnes concernées (avis de confidentialité, texte d'opt-in, mécanisme de désabonnement) et répondre aux demandes des personnes concernées adressées au Client.
Utiliser le double opt-in (DOI) lorsque la loi applicable l'exige (notamment le cadre ePrivacy du RGPD tel que transposé dans la région DACH et dans la plupart de l'UE).
Ne traiter que les données personnelles que le Client est autorisé à traiter.
Donner des instructions à SmartMailing uniquement via les fonctionnalités documentées du Service (API, tableau de bord, etc.). Les instructions hors de ces canaux sont sans effet.
Informer les personnes concernées du suivi des ouvertures et des clics et obtenir leur consentement préalable lorsque la loi de leur pays l'exige (en particulier la France et l'Italie, dont les autorités de contrôle exigent depuis 2026 un consentement pour les pixels de suivi d'ouverture dans les emails marketing), et respecter les retraits de consentement. SmartMailing ne mesure les ouvertures et les clics que selon la configuration choisie par le Client pour chaque marque (tous les destinataires sauf ceux qui ont refusé, uniquement ceux qui ont consenti, dans l'UE, l'EEE et au Royaume-Uni uniquement ceux qui ont consenti et ailleurs tous, ou aucun) ; une personne concernée dont la réponse enregistrée est non n'est jamais mesurée, et lorsque le consentement est requis seules les personnes concernées dont la réponse enregistrée est oui sont mesurées. Dans le réglage régional, SmartMailing se fonde sur le pays enregistré pour chaque personne concernée ; le Client est responsable de l'exactitude des pays qu'il fournit. Les emails mesurés contiennent un lien « Préférences de suivi » par lequel les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à tout moment sans se désabonner. Les emails transactionnels et les réponses aux messages des personnes concernées ne sont jamais mesurés.
Renvoyer vers la propre politique de confidentialité du Client sur les formulaires d'inscription et les pages hébergées afin que les personnes concernées reçoivent les informations exigées par l'article 13 du RGPD.
Ne pas placer de données personnelles dans les images ou fichiers téléversés dans le Service, car les fichiers téléversés sont servis via des liens publics (voir la section 7).
Reconnaître que l'activation de la gestion des réponses, la liaison d'une conversation Telegram ou l'utilisation de fonctionnalités IA sur les Données personnelles du Client constitue une instruction d'utiliser les sous-traitants ultérieurs correspondants listés dans la Politique de confidentialité.

4. Obligations du Sous-traitant (SmartMailing)

SmartMailing s'engage à :

traiter les Données personnelles du Client uniquement selon les instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne les transferts en dehors de l'EEE, sauf lorsque le droit de l'UE ou d'un État membre l'exige (auquel cas SmartMailing en informe le Client au préalable, sauf interdiction).
informer sans délai le Client si, selon SmartMailing, une instruction enfreint le RGPD ou d'autres dispositions du droit de l'UE ou des États membres relatives à la protection des données.
veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient tenues à la confidentialité.
mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (voir la section 7).
aider le Client à répondre aux demandes des personnes concernées (articles 15-22 du RGPD) à l'aide des fonctionnalités intégrées et, si nécessaire, d'une assistance technique.
aider le Client à respecter les articles 32-36 du RGPD (sécurité, notification des violations, analyses d'impact, consultation préalable), compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose SmartMailing.
au choix du Client, supprimer ou restituer toutes les Données personnelles du Client après la fin du Service (voir la section 11).
mettre à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD.

5. Sous-traitants ultérieurs

6. Transferts internationaux de données

7. Mesures de sécurité

SmartMailing met en œuvre et maintient les mesures techniques et organisationnelles suivantes :

TLS 1.2 ou supérieur pour toutes les connexions au Service et entre nos services ; les emails remis aux serveurs de messagerie des destinataires utilisent TLS dès que le serveur destinataire le prend en charge
Chiffrement au repos par nos hébergeurs (base de données, sauvegardes et stockage de fichiers)
Séparation entre clients dans une base de données partagée par deux niveaux : la sécurité au niveau des lignes (RLS) pour tous les accès depuis le tableau de bord client, et des contrôles de propriété dans le code serveur de SmartMailing partout où ses serveurs utilisent la clé privilégiée de la base de données, qui n'est jamais exposée aux navigateurs
Mots de passe stockés uniquement sous forme hachée (bcrypt, gérés par Supabase Auth) ; connexion à deux facteurs facultative pour chaque compte
Webhooks entrants vérifiés par signature ou par un secret partagé
Clés API stockées uniquement sous forme de hachages SHA-256 ; le texte en clair est montré au client une seule fois lors de la création
Traces des consentements, désinscriptions, suppressions et effacements RGPD, conservées comme décrit à la section 11 ; les événements de livraison reçus du fournisseur d'email sont conservés 90 jours
Chaque compte a un seul titulaire (pas encore de rôles d'équipe partagés) ; la clé privilégiée de la base de données n'est utilisée que par le code côté serveur et les workers en arrière-plan de SmartMailing et n'est jamais exposée aux navigateurs
Limitation de débit et prévention des abus sur les points de terminaison publics
Mises à jour de sécurité des dépendances dès que des vulnérabilités sont connues
Connexion à deux facteurs pour l'accès administratif de SmartMailing ; les modifications administratives des comptes clients (approbations, mises en pause, suppressions, changements de limites, réinitialisations de la connexion à deux facteurs) sont journalisées ; la consultation des données par le personnel n'est pas journalisée individuellement
Tâches automatiques de nettoyage (toutes les heures) appliquant les durées de la section 11 et de la Politique de confidentialité

Les descriptions de sécurité détaillées sont revues au moins une fois par an et mises à jour à mesure que le Service évolue.

8. Notification de violation de données personnelles

Il incombe au Client de notifier ses personnes concernées et l'autorité de contrôle compétente lorsque les articles 33-34 du RGPD l'exigent ; SmartMailing fournira une assistance raisonnable.

9. Assistance aux demandes des personnes concernées

SmartMailing fournit des fonctionnalités intégrées qui permettent au Client de traiter en autonomie la plupart des demandes des personnes concernées :

Accès : le tableau de bord expose les données de chaque abonné, ses preuves de consentement, ses appartenances aux listes et son historique d'engagement
Rectification : champs modifiables sur chaque ligne d'abonné
Effacement : bouton "Suppression RGPD" sur chaque abonné, qui supprime l'abonné avec ses preuves de consentement, ses réponses entrantes et brouillons IA, ses inscriptions aux formulaires et son adresse dans l'historique d'envoi, et écrit une entrée "ne pas contacter" ; une preuve de consentement minimale pseudonymisée est conservée 3 ans (section 11)
Limitation du traitement : suppression manuelle avec note
Portabilité : export d'un abonné et de l'ensemble du compte (le fichier indique ce qu'il contient)
Opposition : chaque email contient un lien de désabonnement en un clic, et le centre de préférences permet des désinscriptions granulaires

Lorsqu'une demande ne peut pas être traitée en autonomie, SmartMailing assiste le Client sans frais supplémentaires pour des volumes raisonnables.

10. Droits d'audit

11. Résiliation : restitution et suppression

À la résiliation du Service ou sur demande écrite du Client, SmartMailing s'engage à :

permettre au Client d'exporter les Données personnelles du Client (format JSON) à tout moment avant la suppression de son compte ; lorsque le Client supprime son compte, supprimer immédiatement les Données personnelles du Client (une étape qui échoue est achevée dans les 30 jours) ; lorsque SmartMailing met fin au Service, garder les données disponibles à l'export pendant 30 jours puis les supprimer dans un délai de 14 jours
ne conserver après la suppression que ce que la loi ou le présent DPA exige : les registres de facturation (§132 BAO autrichien, 7 ans) et, pendant 3 ans, une preuve minimale pseudonymisée des consentements et désinscriptions par adresse (adresse hachée à sens unique, dates, texte et source du consentement ; aucune adresse IP), afin que le Client puisse prouver le consentement en cas de litige ; la liste de suppression elle-même est supprimée avec la marque ou le compte
confirmer la suppression par écrit sur demande du Client
Indépendamment de la résiliation : les événements d'engagement par message sont supprimés 90 jours après l'envoi (30 jours pour les emails transactionnels), les réponses entrantes après 12 mois, et les inscriptions jamais confirmées par double opt-in après 30 jours

12. Responsabilité

13. Droit applicable et juridiction

14. Contact

Pour toute demande relative à la protection des données au titre du présent DPA, contactez [email protected]. Sur demande, SmartMailing fournit un exemplaire signé du présent DPA.